Gesamtabrechnung / Monatsauswertung
Die gesamte Buchhaltung basiert auf Ist- Buchhaltung, d.h. auf tatsächlichen Einnahmen/Ausgaben. Hierbei werden sämtliche Zahlungen anhand eines Wertstellungsdatums (der Tag der Wertstellung auf dem Kontoauszug des Verwaltungskontos) erfasst. Mittels dieses festen Zahlungsdatums werden die monatlichen und jährlichen Einzelkontenübersichten, sowie die jährliche Einnahmen/Ausgaben Überschussabrechnung, Vermögensaufstellung und Umsatzsteueranmeldung erstellt und dem Eigentümer oder Steuerberater zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird bei der Buchungserfassung dem jeweiligen Zahlungseingang bzw. Zahlungsausgang ein Leistungszeitraum zugeordnet. Dieser Leistungszeitraum, der in der Regel ein Jahreszeitraum ist, dient der zu erstellenden Mieter - Betriebskostenabrechnung.

Diese Buchungstechnik beinhaltet den grundlegenden Vorteil, dass jahresüberschneidende Einnahmen/Ausgaben nicht über Forderungen bzw. Verbindlichkeiten (z.B. Jahresabrechnungen der Energieversorgungs-unternehmen) abgegrenzt werden müssen. Auch Mieter-Forderungssammelkonten, wie in einer "Soll - Buchhaltung" notwendig, entfallen gänzlich. Die Einnahmen/Ausgaben, sowie die Vor- bzw. Umsatzsteuern werden im Monat des Aufkommens erfasst und in der Monatsauswertung (monatliche Umsatzsteuervoranmeldung und Einzelkontenübersicht) ausgewiesen.

Ferner unterscheidet die Umsatzsteuervoranmeldung zwischen nicht steuerpflichtigen Umsätzen (z.B. Mieteinnahmen von Banken, Sparkassen, Versicherungen, usw.) und steuerpflichtigen Umsätzen. Daraus resultierend werden die gezahlten Vorsteuerbeträge im Verhältnis der m²-Mietfläche nichtsteuerpflichtige/steuerpflichtige Mieter als teilweise abzugsfähig ausgewiesen.

Betriebskostenabrechnungen
Bei der Erstellung der Mieter-Betriebskostenabrechnung wird auf den erfassten Leistungszeitraum zurückgegriffen. Hierbei werden diverse Kontrolllisten erstellt, mittels dieser unter anderem die Aufteilung der Betriebskosten auf Mieter, Leerstände und Verwaltungsanteilen (nicht umlagefähige Betriebskosten) überprüft wird (Kontrollliste Sachkonten). Eine weitere Liste, die Kontrollliste Sollstellungen, dient der Überprüfung der Sollvorauszahlungen und der tatsächlichen Zahlungen.

Weitere Kontrolllisten, die Liste Prüfsumme Vorsteuer und Liste Leerstandsanteile geben Auskunft über die Verteilung der Vorsteuer sowie über die Zusammensetzung des Leerstandsanteils. Die Mieter-Einzelabrechnungen weisen je nach nicht steuer- bzw. steuerpflichtigen Umsätzen die Brutto- oder Nettokosten aus.

Ferner werden zur besseren Mieterübersicht die Umlageschlüssel eingedruckt.

Mahnwesen
Mietersollstellungen werden trotz der Ist-Buchhaltung ausgeführt, jedoch finden diese "Sollstellungen" in den Einzelkontenübersichten und Umsatzsteuervoranmeldungen keine Berücksichtigung. Die Sollstellungen dienen lediglich der Überwachung der Mietzahlungen und sind Voraussetzung für das Mahnwesen. Mahnvorschlaglisten können individuell abgerufen werden und sind Grundlage der einzelnen Mieter-Mahnungen.

Indexmieten
Jede einem Vertrag zugrunde liegende Indexmietvereinbarung (Wertsicherung) wird einmalig erfasst. Die unterschiedlichen Faktoren (z.B. Mietänderung bei Veränderung des Indexes in Prozenten oder Punkten, Beginn der Wirksamkeit, Höhe der Weitergabe, Jahres- oder Monatsindex, usw.) in dieser individuellen Vereinbarung werden verarbeitet und mit Unterstützung der Index-Prüfliste (Prüfliste Anpassungsmöglichkeiten) wird laufend kontrolliert, ob und wann eine Indexmieterhöhung durchgeführt werden kann.

Umsatzmiete
Die Abrechnungen von Umsatzmietvereinbarungen werden vollständig unterstützt. Hierbei können sowohl Mindestmieten als auch Sockelmieten verwaltet werden. Weitere Bestandteile der Umsatzmietvereinbarungen wie z.B. prozentuale Abhängigkeit von der Gesamt- oder Teilmiete werden ebenso verwaltet, wie Maximalmiete und Grenzmietvereinbarungen. Monatliche, quartalsweise oder jährliche Umsatzmeldungen der Mieter werden automatisch angemahnt, sofern die Meldungen nicht rechtzeitig übermittelt werden.

Allgemeine Auswertungen
Zur besseren Übersicht können jederzeit individuelle Auswertungen, wie z.B. ein Vergleich zwischen Plan-, Markt- und Istmieten, oder Vermietungsstandberichte erstellt werden. Diese Aufstellungen stellen natürlich nur einen kleinen Teil der möglichen Auswertungen dar; selbstverständlich können Ihre spezifischen Anforderungen in weiteren Gliederungen berücksichtigt werden.

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